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Uma pesquisa realizada pelo Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT) em parceria com a IBM, divulgada na última semana, revela que proximidade online com os funcionários traz lucros para a empresa. Segundo o primeiro de uma série de artigos sobre como mensurar o valor das relações virtuais da BusinessWeek, o estudo do MIT conseguiu atribuir valor aos emails trocados pelos funcionários com seus chefes, e que lucratividade a atitude trouxe.
Usando como caso a própria IBM, a pesquisa mostra que funcionários que se comunicam muito via web com os chefes trouxeram US$ 588 mais lucro para a empresa que os menos interconectados. Além disso, eles chegaram à seguinte descoberta: os contatos virtuais de cada empregado significam, em média, US$ 948 no faturamento.
A proximidade com os colaboradores traz resultados, não é novidade. Mas que e-mail também ajuda na conta é uma ótima comprovação, principalmente para os multitaskers - pessoas que fazem milhares de coisas ao mesmo tempo, como gerenciar equipes grandes ou mais de uma equipe ao mesmo tempo.
Por isso, selecionamos algumas sugestões de etiqueta no email. Se ele dá retorno, é bom aperfeiçoar ao máximo seu uso:
- Envie emails com conteúdo relativos ao trabalho. Fuja das piadas e correntes.
- Não esqueça nunca de assinar com nome, contatos, departamento.
- Sempre preencha o campo Assunto, dizendo a que projeto ou tema a mensagem se refere.
- Ao escrever mensagens mais longas, pense em quem vai ler. Revise para evitar erros de comunicação e separe os parágrafos com uma linha em branco pelo menos.
- Lembre-se que ironia e sarcasmo não são recomendados - geralmente levam a desentendimento. Humor está na cabeça do leitor, não de quem envia a mensagem.
- Recebeu um email que o deixou preocupado ou nervoso? Dê um tempo antes de responder para evitar uma discussão online.
- Formatação especial, como negrito e itálico, ou usar imagens de fundo podem confundir a leitura em vez de ajudar. E nem todos os programas que recebem emails os exibem de forma correta.
- Evite mandar anexos muito pesados. Se forem documentos importantes, prefira usar a rede corporativa em vez de envia via email.
- Apenas responda a todos (reply to all) quando todos estiverem envolvidos e interessados no assunto.
- Quando responder um email, não apague do corpo da mensagem os textos anteriores que a acompanham. Isso torna mais fácil para o interlocutor se localizar no histórico da conversa.
- Siglas, ícones, smiles são aceitos, mas devem ser usados com parcimônia. Excessos resultam numa imagem negativa sobre sua personalidade.
- Procure responder a todas as questões colocadas em uma mesma mensagem.
- Antes de enviar, reflita novamente se todos os copiados têm mesmo interesse naquela mensagem e se os endereços estão corretos. Pessoas com nomes parecidos acabam recebendo mensagens por engano.
- Não encaminhe emails de projetos a pessoas de fora da empresa, nem divulgue os emails das pessoas envolvidas sem o consentimento delas. Isso é comum acontecer quando damos “forward” em mensagens que recebemos, e todos os endereços passam a constar no corpo do texto. Se precisa repassar uma mensagem, apague esses endereços antes.
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